Документооборот
Договоры, счета и заявки проходят согласование внутри Битрикс24 по заданному маршруту. Видно, у кого документ сейчас, кто его согласовал и когда — без переписки по почте и чатам, а файлы и версии лежат в одном месте.
Договор согласуют в почте, версии расходятся, а кто одобрил — не найти
Типичная картина: договор или счёт согласуют в почте и мессенджерах. Версии расходятся по личным папкам, правки теряются, а кто что одобрил — нигде не зафиксировано. Когда документ застревает, найти, на ком он сейчас стоит, обычно не получается — приходится поднимать переписку и спрашивать по очереди.
Документооборот переносит согласование внутрь Битрикс24, где у документа есть маршрут и след: видно, у кого он сейчас, кто и когда его согласовал, и на каком условии.
Что такое документооборот в Битрикс24
Документооборот в Битрикс24 — это порядок в согласовании и хранении документов. Договор, счёт или заявка идут по заданному маршруту: система ставит согласующим задания, фиксирует, кто и когда согласовал, и хранит файлы с историей версий в одном месте.
Важно понимать рамку: это согласование и маршрутизация документов внутри портала, а не электронная подпись и не замена системе ЭДО. Если нужна именно юридически значимая подпись, это отдельный вопрос, который решается своими средствами.
Как настраивается документооборот
Документооборот собирается на движке бизнес-процессов поверх Диска и объектов портала.
Где живёт документ
Файлы — на Диске Битрикс24, с папками и версиями; заявки и счета — записями в ленте. От этого зависит, что доступно процессу.
Маршрут согласования
В дизайнере процесса задают цепочку: задание согласующему (утвердить, отклонить, вернуть на доработку), фиксацию результата в полях документа (кто согласовал, дата, статус), условия — например, при сумме выше порога подключается бухгалтер.
Кто согласует — по оргструктуре
Маршрут опирается на оргструктуру (руководитель автора, профильный отдел), а не на конкретные фамилии, — тогда он не ломается при смене людей.
Цикл доработки
Отклонённый документ возвращается автору на правку и снова уходит на согласование — без тупика «отклонили и всё».
Уведомления и история
Участники получают оповещения, а ход согласования пишется в журнал — видно, как двигался документ.
Собрать маршруты согласования вашей компании под ключ — отдельная работа. Если не хотите делать её сами, это входит в Решение Автоматизация: процессы и согласования под ваш регламент, с понятным составом и ценой.
Что даёт настроенный документооборот
Документ не теряется и не застревает
Согласование идёт само по маршруту; договор не растворяется в почте между занятыми людьми.
Виден след
Кто согласовал, когда и на каком условии — зафиксировано в карточке документа; не нужно поднимать переписку, чтобы понять, кто одобрил.
Одно место хранения
Файлы и версии лежат на Диске рядом с историей согласования, а не разбросаны по личным папкам и чатам.
Что делать дальше
Документооборот — частное применение Автоматизации: маршруты согласования собирают на том же движке, что и остальные процессы компании. Дальше — по тому, что нужно.
- Собрать маршруты согласования под ваш регламент под ключ — это Решение Автоматизация, с понятным составом и ценой.
- Как устроен сам движок, на котором это работает, — в возможности Бизнес-процессы.
Не уверены, с чего начать, — начните с бесплатного Аудита: разберём процессы и пришлём письменный отчёт, что наладить в первую очередь.
Частые вопросы
Это то же самое, что электронная подпись?
Нет. Документооборот в Битрикс24 — это согласование и маршрутизация документов внутри портала: кто, когда и на каком условии одобрил. Юридически значимая электронная подпись и ЭДО — отдельный вопрос, который решается своими средствами.
Чем документооборот отличается от бизнес-процессов?
По технологии это одно и то же: документооборот собран на движке бизнес-процессов. Бизнес-процессы — про сам движок и любые процессы компании, документооборот — его частное применение к согласованию документов.
Что будет, если документ отклонили?
При правильно собранном маршруте он возвращается автору на доработку и снова уходит на согласование. Тупик «отклонили и всё» — признак того, что в процессе не заложен цикл доработки.
Почему согласование встаёт, когда человек в отпуске?
Обычно потому, что маршрут завязан на конкретную фамилию, а не на оргструктуру. Если согласующего выбирает оргструктура (руководитель отдела, профильное подразделение), замена человека не ломает маршрут.
Где хранятся файлы и версии?
На Диске Битрикс24, с папками и историей версий, рядом с ходом согласования — а не в личных папках и чатах.